Hvornår skal vi mødes fysisk og digitalt?

I en tid, hvor corona dikterer, at vi holder afstand og passer på hinanden, omgår vi hinanden på nye måder. Vi skruer op for de digitale møder fra hjemmekontoret frem for at mødes fysisk på arbejdet eller til arrangementer. Men giver det skift mening for alle slags møder?

Som konferencecenter udviser vi i Søhuset stor robusthed sammen med resten af den professionelle mødebranche, hvor corona har sat sit præg på efterspørgslen. Vi lever af at bringe mennesker sammen, og gør lige nu alt i vores magt for at skabe de tryggeste betingelser som overhovedet muligt, så de fysiske møder ikke sløjfes fuldstændigt.

I Søhuset oplever vi tydeligt, at det fysiske møde har fået en anden status end førhen. Fokus er i særdeleshed på den dynamik og værdi fysisk fremmøde kan bidrage med til mødets resultater, som det digitale ikke kan.

Tillid og formålet afgør om mødeformatet skal være fysisk eller digitalt

2020 er året, hvor digitale mødeplatforme i høj grad er blevet en integreret del af arbejdslivet, som mange tilgår fra hjemmekontoret. Det vender op og ned på den vanlige rytme, og sætter den daglige transport, møder og uformel interaktion med kollegerne i perspektiv. På hjemmekontoret er det primært din egen disciplin, der af afgørende for din effektivitet. Der er ingen kolleger til at stille dig spørgsmål hen over bordet eller tage en hurtig sludder med. Kontakten til hinanden lider under det digitale møde fra hjemmearbejdspladsen.

Life science kursusvirksomheden Atrium afholder sine fysiske kurser i Søhuset i 2020, og direktør Søren-Ulrik Rolsted Fangholm understreger, hvad den fysiske kontakt betyder for undervisning:

”Det fysiske fremmøde giver bedst mulighed for netværk og relationsopbygning. Indlæringsniveauet er størst, hvis man koncentrerer sig om at være, hvor man er og ikke lader sig distrahere bag en skærm.”

Udover at opretholde og skabe bedre relationer i det fysiske møde, opbygger vi også tillid til hinanden i nærværet. Er der tillid mellem mødedeltagerne, opstår der en stærk følelse af sammenhørighed, som gør samarbejdet langt mere effektivt. Tillid er en grundpille i det gode møde, hvad end det er digitalt eller fysisk, mens graden af samarbejde varierer, da det kommer an på mødets formål og udbytte.

De fleste møder, vi lægger hus til i Søhuset, falder inden for fem slags formål:

1) Idéudvikling
En brainstorm handler om samskabelse, hvor mødets deltagere udveksler tanker, deler perspektiver og skaber ideer i fællesskab, så løsningsrummet bliver så stort som muligt. Kreativitet gror i takt med tillid, og det kræver de rigtige rammer at gøde en kollektiv strøm af gode ideer.

2) Information
Informationsmødet har til formål at sikre fremdrift ved at orientere om en proces. Gruppen af deltagere kan med fordel begrænses, så graden af relevans for de enkelte forstørres.

3) Problemløsning
Her samles mødets deltagere for i fællesskab at nå frem til løsningen på et eller flere givne problemer. Deltagerne kan være kolleger med en aktie i den pågældende konflikt, og/eller kollegaer med en høj faglig viden på det pågældende felt.

4) Beslutningstagen
Indimellem er det tid til at planlægge og træffe beslutninger, så man kan bevæge sig fremad. Deltagernes tanker, følelser og adfærd afstemmes for at kunne opstille rammer for kommende handlingsplaner. Her er det afgørende, at deltagerne har den nødvendige beslutningskompetence, så mødet ikke strander i velvilje og gode intentioner.

5) Teambuilding
Teambuilding er en proces, der bevidst sættes i værk for at styrke samarbejdet og de indbyrdes relationer i teamet. Typisk kastes deltagerne ud i uvante situationer, der kræver, at de arbejder sammen mod en fælles løsning. Deltagerlisten skriver sig selv. Til gengæld skal der investeres omtanke i valget af aktiviteter og fysiske rammer.

Essensen af disse forskellige møder handler om samdrift (information) samstemning (problemløsning/beslutningstagning) og samskabelse (ideudvikling, problemløsning og teambuilding)

Udover tillid og formål er det også værd at overveje vigtigheden, kompleksiteten, usikkerheden og uforudsigeligheden af mødets indhold. Disse er alle udslagsgivende for, hvornår det fysiske eller digitale møde kommer til sin bedste ret. Tænketanken Morgendagens Møder illustrerer samspillet mellem alle disse elementer i deres mødemodel, som du kan bruge som pejlemærke og argument for om dit næste møde skal være fysisk eller digitalt:

Det sociale møde har også sin ret

Møder er mere end arbejde og faglighed. Møder er også sociale arrangementer. Jo mindre vi mødes fysisk pga. coronarestriktioner, jo mere værdsætter vi det, når det sker. Det har Søren-Ulrik Rolsted Fangholm også bemærket blandt Atriums kursister:

”Under corona er det blevet tydeligt, at det fysiske møde gør noget extraordinært. For folk, der ikke har været på arbejde i månedsvis siden corona brød ud, opstår der en mild form for eufori, når man kommer ud blandt andre mennesker. Social interaktion kan man godt have digitalt, men det todimensionelle påvirker også den menneskelige psyke. Der er noget værdiskabende i, at det er fysisk. Det digitale er et godt supplement, men det kan ikke erstatte det fysiske, da det er distancerende.”

Så husk hinanden, pas på hinanden og glem ikke mindst at dyrke sammenholdet – det er vigtigt for arbejdsglæden.

I Søhuset sørger vi for trygge rammer og godt med plads, så du kan afholde fysiske eller hybride møder/arrangementer af faglig eller social karakter. Hvad end det er en alternativ julefrokost, et kursus, et strategiseminar eller noget helt fjerde, så har vi rum til det.

Kontakt os for at høre mere