Hybridmøder

Hvad er et hybridmøde?

Et hybridmøde kombinerer og får det bedste ud af, hvad fysisk og virtuel tilstedeværelse kan gøre for mødedeltagerne. Et antal deltagere er fysisk samlet ét sted, mens resten befinder sig på andre lokaliteter og deltager online på lige fod med de andre. Det er fleksibelt og tillader flere deltagere, uanset hvor i verden, de befinder sig.

Vi sørger selvfølgelig for gastronomisk forplejning til de mødedeltagere, der sidder i Søhuset Konferencecenter.

Hvad kræver det af teknisk udstyr?

Et almindeligt hybridmøde kræver videokonferenceudstyr.
Det fast inventar i vores mødelokaler Louis Pasteur og Niels Bohr.

Louis Pasteur
Med en Polycom Studio Videobar er kamera og mikrofoner samlet i én løsning. Hold fokus på mødet med kameraets og mikrofonernes automatiske zoom på den
i mødet, der taler.

Niels Bohr
Et Logitech Rally kamera sørger for et fantastisk skarpt billede, der automatisk justeres mod deltagerne med imponerende optisk præcision. En loftmikrofon fra Shure sørger for en kabelfri lydoplevelse, hvor alle mødedeltagere omkring bordet går klart igennem – uanset om de er siddende eller i bevægelse under en præsentation.

Leje af standardudstyr:
Louis Pasteur kr. 1.500, –
Niels Bohr kr. 2.500, –
Priser er inkl. moms.

Har du behov for en større og skræddersyet løsning?
Vi har rum og ekspertise til at skabe nye muligheder.

Vi har bl.a. hjulpet Chr. Hansen med en skræddersyet løsning til deres store hybride globale ledermøde, der blev afholdt i vores auditorium.
Hør Joan Roeds oplevelse omkring samarbejdet i videoen.

Et par overvejelser omkring planlægning af hybridmøder

Start med at udarbejde en FUP
F. Formål: Hvad er formålet med mødet?
U. Udbytte: Hvad skal mødedeltagerne have ud af det? Forventningsafklaring og mål.
P. Proces: Hvordan nås det forventede udbytte? Overvej f.eks. agenda, tidsplan, budget, rolle- og ansvarsfordeling, forberedelser til mødet, metoder, værktøjer samt etikette på mødet.

Hvilken platform skal du benytte?
F.eks. Zoom, Microsoft Teams eller Webex. Hvad er deltagerne vant til at benytte? Jo mere komfortabel de er med teknikken, jo bedre bliver oplevelsen.

Hvordan skal online deltagere engageres?
De er allerede mindre inkluderet ved ikke at være sammen med andre, så adresser dem først. Udnyt chat, afstemninger m.m. så de ikke multitasker bag skærmen og mister fokus.

Hvilken rolle skal det visuelle spille?
Dette afhænger af, hvor stort et møde, der er tale om. For mindre møder er det måske ligegyldigt, men hvis mødet er et egentligt event, skal den visuelle identitet indtænkes.

Hvor meget teknisk assistance har du brug for?
Vores eget tekniske team er selvfølgelig altid til rådighed til at assistere omkring vores eget udstyr. Skræddersyede løsninger kan kræve eksterne AV-specialister. Vi anbefaler gerne nogle, som vi har gode erfaringer med.